1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der AVOS Verwaltungssoftware ist:
AVOS Verwaltung GbR
vertreten durch Noah Frohn
Jean-Bremen-Straße 6, 52080 Aachen, Deutschland
E-Mail: kontakt@avos-estate.de
2. Rolle als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Für Daten unserer Kunden (Konto-, Nutzungs-, Abrechnungsdaten) sind wir eigenständig Verantwortlicher. Für Daten, die unsere Kunden als Verwalter oder Eigentümer in der Software über Dritte (z. B. Mieter) speichern, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Basis unseres AV-Vertrags mit dem Kunden.
3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke
a) Registrierung und Account
Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, gehashte Zugangsdaten, Rolle (Verwalter/Eigentümer), Bestätigungsstatus (Double-Opt-In). Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos, Authentifizierung, Kommunikation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
b) Nutzungsdaten der Software
Kunden-, Objekt-, Einheiten-, Mieter- und Dokumentendaten, Aktivitäten, Nebenkostenabrechnungen. Zweck: Bereitstellung der Verwaltungsfunktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).
c) Zahlungs- und Abo-Daten
Tarif, Status, Abrechnungszeitraum, Zahlungsverlauf. Zahlungsdaten selbst werden durch Paddle als Merchant of Record verarbeitet. Zweck: Abwicklung kostenpflichtiger Verträge. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
d) Support-Kommunikation
E-Mails, Ticket-Inhalte. Zweck: Bearbeitung von Support-Anfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
e) Log- und Sicherheitsdaten
IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent, Fehlerdaten. Zweck: Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerdiagnose. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).
f) KI-gestützte Auswertungen
Zur Analyse hochgeladener Dokumente (Mietverträge, Belege, Zählerstände) werden Inhalte an unseren KI-Gateway-Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet. Es findet kein Training von Modellen mit Ihren Inhalten statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir übermitteln personenbezogene Daten nur an folgende Kategorien von Empfängern:
- Hosting- und Datenbank-Infrastruktur (Cloud-Provider innerhalb der EU)
- Paddle.com Market Ltd. (Merchant of Record, Zahlungen, Rechnungen, Steuern)
- E-Mail-Versand (transaktionaler Versand über notify.app.avos-estate.de)
- KI-Gateway-Dienstleister für Dokumentenanalyse
- Steuerberater/Wirtschaftsprüfer im gesetzlich erforderlichen Umfang
- Behörden, sofern gesetzlich verpflichtet
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.
5. Übermittlungen in Drittländer
Soweit personenbezogene Daten in Drittländer (außerhalb EU/EWR) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO) bestehen. Nach Beendigung des Vertrags werden Nutzerdaten spätestens 30 Tage nach Ablauf der Datenexportfrist gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), zuständig für uns: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Anfragen richten Sie bitte an: kontakt@avos-estate.de.
8. Sicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere Transportverschlüsselung (TLS), verschlüsselte Datenbanken, Zugriffskontrollen, Row-Level-Security, Rechte- und Rollenkonzept sowie regelmäßige Backups.
9. Cookies und Tracking
Die Software verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Local-Storage-Einträge für Login-Session und Nutzereinstellungen. Es findet kein Marketing-Tracking und keine Erstellung von Nutzerprofilen zu Werbezwecken statt.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. KI-gestützte Vorschläge (z. B. Nebenkostenabrechnungen) dienen ausschließlich der Unterstützung und werden vor Verwendung durch den Nutzer geprüft.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben oder unsere Verarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar.